解鎖非活動信箱：X1 Enterprise如何轉變M365資料發現與合規性

解鎖非活動信箱：X1 Enterprise如何轉變M365資料發現與合規性，在當今合規性驅動的環境中，組織必須保留、發現和管理大量電子郵件資料 — — 即使曾經擁有這些資料的員工早已離職。在 Microsoft 365 (M365) 中，這是透過「非活動郵箱」的概念進行管理的。非活動郵箱是由於法律、法規或合規性原因而仍可存取的郵箱，但不再對應於活動使用者的郵箱。雖然這些保存的資料儲存對於電子資料展示、合規性和調查至關重要，但在有效定位、搜尋和收集其中包含的資訊時，它們可能會帶來重大挑戰。

幸運的是，X1 Enterprise 的最新創新正在改變組織處理這些非活動郵箱的方式，使得發現和收集關鍵資訊變得比以往更輕鬆、更簡化——無論它位於何處。

M365 中的非活動信箱是什麼？

非活動郵箱是使用者離開組織後保留的郵箱，即使其許可證被刪除。透過在取消使用者設定之前將郵箱置於合法保留或保留策略之下，您可以無限期地保留它而無需承擔許可成本。這確保了數據仍然可供合規性和電子取證使用。最佳實踐包括在刪除帳戶之前套用保留、將不活動的郵箱作為持續治理工作的一部分、以及在不再需要時解除保留。

在Purview中搜尋非活動郵箱的過程

在 Microsoft Purview（Microsoft 365 的合規性和安全中心）中，被授予電子資料展示管理員角色且每個配備 E5 許可證的使用者都可以搜尋活動和非活動郵箱以滿足法律或監管要求。一般來說，該過程包括：

1. 辨識非活動信箱：管理員首先必須知道哪些信箱是不活動的。非活動郵箱不會出現在標準活動使用者清單中，通常需要透過 Purview 介面、Microsoft 365 管理中心或執行 PowerShell 腳本等其他步驟來定位。

2. 設定權限和範圍：執行搜尋的人員需要在 Purview 中擁有適當的電子資料展示角色。一旦獲得權限，他們就會建立一個新的內容搜尋或電子資料展示案例，並將特定的非活動郵箱納入範圍。

3. 套用搜尋條件：管理員可以依日期、關鍵字、寄件者/收件者或其他條件過濾搜尋。執行搜尋後，Purview 會對內容進行索引並傳回結果以供審查和匯出。

用戶為何認為它具有挑戰性

由於可見性有限，用戶在搜尋非活動郵箱時面臨巨大挑戰 – 這些郵箱不會與活動郵箱一起出現，需要付出額外的努力才能找到並包含它們。此外，複雜的電子資料展示和合規角色可能難以管理，特別是在擁有大型團隊或複雜審批流程的組織中。缺乏統一的介面意味著需要跨多個入口網站、工具或腳本進行工作，從而導致工作流程分散且容易管理不善。最後，如果沒有直覺、整合的流程，將非活動郵箱新增至搜尋範圍、執行查詢和確保資料完整性將非常耗時，而且更容易出錯。

隨著組織規模擴大並累積了數千個郵箱，這些困難也隨之增加。管理大量且不斷增長的非活動郵箱會使繁瑣的任務變成沉重的負擔，減慢調查、審計和監管回應的速度，並增加忽視關鍵數據的風險。

許多組織都採取重新補充非活動郵箱的方法，即對每個郵箱應用有效的 M365 許可證（「拋出許可證」），將離職員工的所有 M365 郵箱複製到單獨的非 Microsoft 檔案中（「拋出存檔」），或將非活動郵箱納入訴訟時的問題。每種方法都極為昂貴、繁瑣且充滿風險。

X1 Enterprise如何轉變M365資料發現與合規性

X1 Enterprise 長期以來一直是跨 M365 資料來源、檔案伺服器和端點進行全面和有針對性的搜尋的值得信賴的解決方案。隨著 X1 Enterprise 5.3 版的發布，X1 在企業管理和利用非活動郵箱的方式上邁出了業界領先的一步。

X1 Enterprise 如何徹底改變非活動信箱管理

•統一發現體驗：透過 X1 Enterprise 5.3，法律和合規專業人員現在可以直接在平台內選擇非活動信箱。 X1 不會將非活動郵箱視為單獨或隔離的儲存庫，而是提供一致、熟悉的介面——就像使用活動郵箱一樣。
•集中索引和搜尋：一旦選定，就可以使用相同的直覺工作流程對非活動郵箱進行暫存、索引、搜尋和收集。這簡化了電子取證，確保了快速洞察，並減輕了 IT 和合規團隊的管理負擔。
•與 Microsoft Purview 無縫整合： X1 Enterprise 僅使用單一 E5 授權即可自動發現並提供儲存在 Microsoft Purview（以前稱為 Office 365 安全與合規中心）中的非活動郵箱的完整清單。這種直接整合可確保所有保存的郵箱均清晰可見且易於操作。
•一致的識別和收集工作流程：透過對活動和非活動郵箱應用相同的工作流程，X1 Enterprise 消除了混亂和複雜性。其結果是，可以更有效率、更有效地回應法律要求、監管審計和內部調查。

新方法的優點

1. 回應時間更快：法律和合規團隊可以從非活動郵箱中快速識別和收集相關信息，而無需針對每種情況重新設計輪子。
2. 提高效率：使用 X1 Enterprise 進行就地索引和有針對性的搜尋可減少管理開銷並簡化流程，而無需“大費周章”，從而無需第三方服務或存檔平台，從而大大降低許可成本。
3. 降低風險：一致的工作流程降低了遺失關鍵資料或管理不善保存的郵箱的可能性。
4. 增強透明度：對活躍和非活躍郵箱擁有清晰、統一的流程可以增強您的整體資訊治理框架。

總結：擁抱非活動郵箱管理的未來

非活動郵箱將繼續存在，因為法律和監管要求繼續強制保存關鍵業務通訊。有遠見的組織不會將這些儲存庫視為負擔，而是可以利用 X1 Enterprise 5.3 等先進技術來控制其合規狀況。